Cuando nos disponemos a realizar algún tipo de proyecto o actividad, es común que necesitamos de la ayuda de terceras personas u organizaciones. En estos casos, es esencial que elijamos bien las palabras para que el destinatario acceda a nuestra petición. Para ello, puedes valerte de una carta de colaboración, también conocida como oficio de colaboración.
En el sector de la limpieza esto pasa mucho cuando hay que coordinarse con entidades de desinfección o control de plagas.
¿Qué es una carta de colaboración?
Algunas de las cartas de colaboración más comunes son las que solicitan recursos, préstamos de espacios o donaciones de dinero. Por ejemplo, una entidad educativa o religiosa puede hacer una solicitud de colaboración a las autoridades encargadas de un museo o teatro para llevar a cabo cierta actividad que no puede realizarse en sus propias instalaciones.
Evidentemente, no todas las instituciones pueden recibir una solicitud de colaboración ni están en la obligación de acceder a ella. Por lo general, las instituciones públicas tienen mayor libertad para conceder estos permisos que las entidades privadas. Ahora, veamos un formato de carta de colaboración editable (existen muchos otros modelos de cartas similares, en el portal Milcartas encontrarás más variedad).
Formato de carta de colaboración
(Lugar y fecha de emisión de la carta)
(Nombre de la institución o entidad destinataria)
Estimados señores:
Reciban ante todo un cordial saludo de nuestra parte. Por este medio queremos hacer de su conocimiento que el día (menciona la fecha exacta) se tiene pautado un evento de tipo (indica la naturaleza del evento: cultural, religioso, etc.) llamado (indica el nombre del evento), con una duración de aproximadamente (cantidad de días) días, y esperamos que al mismo concurran alrededor de (indica la cantidad estimada) asistentes.
Por este motivo, nos vemos ante la situación de solicitar su colaboración para que nos permitan utilizar sus instalaciones ubicadas en (indica el lugar exacto) durante el día y el tiempo que les hemos mencionado. Si les es posible proceder con esta solicitud, nos gustaría concretar una reunión breve con ustedes para aclarar cualquier duda que tengan y recibir más instrucciones de su parte.
Finalmente, queremos expresarles nuestro agradecimiento por tomarse el tiempo para leer esta solicitud. Quedamos atentos a su pronta respuesta.
Atentamente,
(Nombre y Apellidos del emisor de la carta)
(Firma)
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¿Cómo elaborar una carta de colaboración?
Los modelos de carta de colaboración no tienen un formato único y su estructura puede variar de acuerdo a cada situación. No obstante, existen algunos elementos que no pueden faltar en su elaboración, los cuales reseñamos a continuación:
- Lugar y fecha de emisión de la carta.
- Explicación del caso, señalando el tipo de evento a realizar y la naturaleza de la colaboración que es requerida.
- Solicitud de la colaboración, indicando qué es lo que se desea y el día, mes, año y tiempo en el que se emplearán los recursos o el espacio solicitado.
- Breve conclusión expresando gratitud por la atención prestada.
